Flera olika personer och avdelningar inom företaget vet hur snabbt detta kan utvecklas till en riktig mardröm när just det dokument man behöver visar sig ha blivit felplacerat.

Även i det mest välorganiserade företaget kan framskaffande av en stor mängd äldre dokument vid till exempel en revision snabbt utvecklas till ett tidsödande projekt. Det gör att implementeringen av en modern digital lösning för dokumenthantering kan vara en av de effektiviseringar som ett företag kan göra som snabbt förbättrar företagets konkurrensförmåga. Detta gäller dubbelt upp för företag som har en verksamhet som genererar stora mängde3r dokument. Exempel på detta är företag som arbetar mycket med import/export eller alla företag som har en nära kontakt med myndigheter.

Fördelar med effektiv dokumenthantering
Men nästan oavsett vilken bransch ens företag är verksamt inom kan en komplett digital lösning för dokumenthantering förbättra ens verksamhet på ett antal sätt:

Tidsbesparingar
Lean har varit ett nyckelord inom näringslivet i många år och att skapa, hantera, arkivera och leta fram dokument är ett typexempel på en process som man helst skulle vilja eliminera totalt för att istället kunna fokusera på mer värdeskapande arbete. Tyvärr går det inte att eliminera behovet av dokument helt. Men genom att lagra sina dokument elektroniskt med metadata och spårning av versioner kan man minimera den tid som går till ren hantering vilket gör att medarbetarna i stället kan fokusera på de delarna av verksamheten som verkligen bidrar till företagets lönsamhet.

Förbättrad arbetsmoral
Om du frågar den genomsnittlige kontorsarbetaren vad den största orsaken till frustration på arbetsplatsen är så kommer omständlig pappershantering och frekvent springande fram och tillbaka till kopiatorn högt upp på listan. Genom att kunna lagra och söka fram exakt de dokument man behöver, när man behöver den och från vart som helst inom företaget effektiviserar man inte bara företagets arbete men skapar också ett roligare och kreativare klimat för sina anställda vilket gör att det är lättare att locka till sig ny kompetent personal och behålla den man redan har.

Stora besparingar
De ovanstående fördelarna handlar om små besparingar varje dag som i slutändan kan visa sig vara mycket värdefulla. Men oddsen är stora att ditt företag förr eller senare står inför en situation där en ineffektiv dokumenthantering kan innebära stora kostnader eller utebliven potentiell vinst. Exempel på det första är till exempel vid en revision från tullverket eller skattemyndigheten där det kan innebära stora kostnader i form av förseningsavgifter eller böter. Minst lika viktigt kan en effektiv dokumenthantering vara vid en upphandling där det gäller att snabbt och överskådligt kunna arbeta tillsammans över olika avdelningar för att redogöra för försäljningsdata och andra viktiga nyckelsiffror.

I stort sätt kan man säga att om man inte har dragit nytta fullt ut av de möjligheter som en modern dokumenthantering ger en så har man en stor nackdel mot sina konkurrenter som växer dag för dag och dokument för dokument.